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Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für einen Geschäftsbereichsleiter eines innovativen Pharmaunternehmens eine selbständige, pragmatische, lösungs- und zielorientierte

Administrative Assistant m/w 100%

die bei der Organisation des komplexen Tagesgeschäfts eines zukunftsweisenden Geschäftsbereiches aus sich herausgeht und voller Begeisterung die Bereichsleitung dabei unterstützt, die Geschäftseinheit erfolgreich zu managen.

Die Stelle ist auf vorerst 1 Jahr befristet.

Sie gehen auf in

  • der Handhabung und Koordination aller operativer Aufgaben und Anforderungen des Tagesgeschäfts in einem dynamischen, europäischen Umfeld,
  • vielfältigen Anforderungen und sich wandelnden Prioritäten, bei denen Ihre Anpassungsfähigkeit und Flexibilität zum Zuge kommen,
  • Organisation von Veranstaltungen und Kongressen inkl. Abrechnungsprozess/Re-Invoicing
  • allgemeinen Assistenzaufgaben wie Terminkoordination, Reiseplanung/-organisation/-abrechnung; Koordination, Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung von internen und externen Meetings; Gästebetreuung, Korrespondenzbearbeitung etc.,
  • der Erarbeitung, Zusammenführung und Korrektur von Dokumenten, Briefings, Protokollen, Berichten, Präsentationen, Statistiken und Reportings (in Deutsch, Englisch und Französisch),
  • der Koordination von OPEX/Budgetplanung und -kontrolle, Kostenstellenverwaltung und -reportings,
  • der Steuerung des operativen Bestellmanagements (Waren, Dienstleistungen) inklusive anschließender Rechnungsprüfung,
  • Bestellung, Verwaltung und Pflege von IT-Equipment,
  • der Adressdatenverwaltung.


Sie zeichnen sich aus durch

  • eine kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Ausbildung
  • Berufserfahrung als Administrative Assistant/Sales Assistant,
  • Teamgeist, Kooperationsfähigkeit, Empathie und Kommunikationsstärke,
  • ein ausgeprägtes Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe und gutem Gespür für wechselnde Prioritäten und einer entsprechend vorausschauenden, flexiblen und anpassungsfähigen Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, effizient zu planen,
  • ein sehr gutes Zeitmanagement mit dem Blick fürs Wesentliche; Sie sind stressresistent und bleiben in angespannten und stressigen Momenten ruhig, souverän und fokussiert,
  • Serviceorientierung und Proaktivität – Sie denken mit, erkennen selbständig aktuell anstehende Themen, Aufgaben und Prioritäten und nehmen sich dieser pragmatisch an,
  • ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit,
  • Diskretion, Loyalität und einen gewandten Umgang mit internen und externen Partnern,
  • sehr gute Kenntnisse in MS Office (Schwerpunkt Excel, PowerPoint, Word),
  • sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
  • SAP-Kenntnisse von Vorteil

Haben wir Sie neugierig gemacht?

Dann freuen wir uns über Ihre Onlinebewerbung inklusive Zeugnissen unter Angabe Ihrer frühestmöglichen Verfügbarkeit.
Wir bedanken uns für Ihr Interesse und freuen uns auf Ihre Unterlagen und ein persönliches Gespräch mit Ihnen!

Wenn Sie sich angesprochen fühlen und mehr erfahren möchten, senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an nino.tralli@ashfieldsellxpert.com.

Closing date: 22.08.2018